Executive Secretary, Engineering Services
Candidate-se agora mesmo! Candidatar-se depois Job ID 10109373 Local Lake Buena Vista, Flórida, Estados Unidos Empresa Walt Disney World Resort Data da publicação 26/12/2024Descrição do cargo:
About the Role & Team
This position supports the Director and Planning Manager in Engineering Services. You would be responsible for supporting the day-to-day operational needs of the Resorts Engineering Services team. In addition to general duties, you would be responsible for overall office administration and balance multiple priorities in a fast-paced, team environment using critical thinking, problem solving, and relationship management.
This is a fully on-site role is based in Lake Buena Vista, Florida. Relocation will not be available for this position.
You will report to the Director – Resorts Engineering Services.
This is a Full-Time role.
What You Will Do
Every day in this role is different! On any given day you might:
Thoughtfully handle complex calendars
Manage Travel & Entertainment expenses for your team
Proactively resolve issues and pitch in to help
Coordinate onboarding/offboarding of team members
Track team time off using Labor Reports in SAP
Plan recognition and team events
Order supplies and equipment along with other office management duties
Prepare reports to be shared with leaders and stakeholders
Compose correspondence on behalf of leader
Schedule and host Zoom meetings which could include presentation sharing
Attend meetings to take notes as well as follow-up on action items
Prepare professional PowerPoint presentations
Ensure the executive is prepared for meetings and events
Handle highly confidential correspondence and information with utmost discretion
Work closely with the Executive on activities, projects, meetings, event planning and office logistics
Partner with department secretarial staff on office procedures, events, and office logistics
Submit Workday salaried headcount requisitions, track open headcount and recruiting efforts
Monitor Craft Maintenance Council Overtime Equalization
Required Qualifications & Skills
3 years minimum experience in an administrative role
Proven success partnering and interacting with all levels of Cast Members/Employees including Executive Leadership
Strong proficiency with standard office tools such as Microsoft Office (Outlook, Word, PowerPoint, Excel), SAP, Coupa, and Concur
Generally tech savvy and willing to learn new skills
Professional and highly discreet while maintaining absolute confidentiality
Effective strong verbal and written communication skills
Ability to be pro-active, resourceful, flexible, and responsible
Ability to take initiative and anticipate needs
Extremely well organized and attentive to detail
Ability to partner effectively and work in a team environment
Demonstrated innovative thinking and problem-solving skills
Preferred Qualifications
Prior experience supporting at the Director level
Experience working with MyTime and Workday
Familiarity with the Facilities & Operations Services organization and Craft Maintenance Council agreement
Education
A high school degree or equivalent experience
Additional Information
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Sobre Walt Disney World Resort:
Desde sua inauguração em 1971, o Walt Disney World Resort desempenha um importante papel em muitas recordações de infância e em família. Hoje, centenas de milhões de pessoas do mundo inteiro visitam esse lugar mágico para aproveitar toda a magia das férias Disney. Com uma combinação de criatividade, inovação e tecnologia, o resort faz com que seus visitantes vivam os contos clássicos da Disney e divirtam-se em novas categorias de entretenimento familiar. Aproveitando um valioso legado na arte de contar histórias, a equipe do Walt Disney World Resort dá vida à magia Disney, com atenção incomparável a cada detalhe e atendimento superior aos visitantes.
Sobre The Walt Disney Company:
A The Walt Disney Company, juntamente com suas subsidiárias e afiliadas, é uma líder diversificada em entretenimento familiar e mídia internacional que inclui três segmentos principais de negócios: Disney Entertainment, ESPN e Disney Experiences. Desde seus primeiros passos como um estúdio de desenho animado na década de 1920 até se tornar o atual nome de destaque na indústria do entretenimento, a Disney orgulhosamente dá continuidade a seu legado de criação de histórias e experiências de padrão internacional para toda a família. As histórias, personagens e experiências da Disney tocam consumidores e visitantes de todas as partes do mundo. Com operações em mais de 40 países, nossos funcionários e colaboradores trabalham juntos para criar experiências de entretenimento adoradas por todos.
Esta vaga é oferecida junto à Walt Disney Parks and Resorts U.S., Inc., que é parte de um segmento de negócios que chamamos de Walt Disney World Resort.
Walt Disney Parks and Resorts U.S., Inc. é um empregador de oportunidades iguais. Os candidatos serão selecionados para emprego independente de raça, religião, cor, sexo, orientação sexual, gênero, identidade de gênero, expressão de gênero, nacionalidade, ancestralidade, idade, estado civil, status militar ou de veterano, quadro clínico, informações genéticas ou deficiência, ou qualquer outro motivo proibido por lei federal, estadual ou local. A Disney defende um ambiente de negócios em que ideias e decisões de todas as pessoas nos ajudam a crescer, inovar, criar as melhores histórias e ser relevantes em um mundo em constante evolução.